OBJETIVO: Establecer los lineamientos, para el tratamiento y confidencialidad de datos personales por parte la empresa TOP EXPRESS SAS.

APLICACIÓN La siguiente política, es aplicable a toda la información recolectada en las diferentes bases de datos que se obtienen a través de los clientes, trabajadores, proveedores y cualquier medio en el cual se maneje información.

Los principios y disposiciones contenidos en esta política de protección de datos personales se aplicarán a todas las bases de datos que se encuentren en la empresa, ya sea como propietario, usuario, responsable o como encargado del tratamiento.

Con base es lo establecido en la Ley 1581 de 2012, en su artículo 4, se enuncian los principios o reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que orientan el tratamiento de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo en el SIG con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le correspondan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, a excepción de la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, a no ser que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

En cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales la empresa TOP EXPRESS SAS cuenta con bases de datos personales, especialmente de los clientes, trabajadores, proveedores y contratista la cual ha sido recolectada a través de los diferentes canales de atención, utilizada únicamente para envió de Mensajeria expressa.

Los datos personales consignados en las bases de datos que conserva la empresa TOP EXPRESS SAS son objeto del siguiente tratamiento: i) recolectar; ii) almacenar; iii) procesar; iv) usar y analizar; y v) transmitir o transferir (según corresponda), atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, con las siguientes finalidades: a) Generar, analizar y evaluar datos estadísticos, así como indicadores sectoriales para la formulación y evaluación de políticas en el sector de Mensajeria expresa y la toma de decisiones dentro del marco estratégico definido de acuerdo con las funciones asignadas por la empresa TOP EXPRESS SAS b) Facilitar la implementación de programas del sector de Mensajeria expresa en cumplimiento de mandatos legales. c) Soportar procesos de auditoría externa e interna. d) Dar respuestas a organismos de control. e) Suministrar los datos personales a los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y a los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

Las bases son utilizadas acorde con lo dispuesto en la normatividad, tal como: Constitución Política de Colombia, Ley 30 de 1992, Ley 115 de 1994, Ley 715 de 2001, Ley 1064 de 2006, Decreto 1526 de 2002, Decreto 4904 de 2009, Decreto 1075 de 2015. TOP EXPRESS SAS está comprometido con la seguridad y protección de los datos personales de los cuales es propietario, usuario y responsable.

Las políticas y procesos del SIG están enfocados a proteger la confidencialidad de la información; por lo cual, dispone de controles de acceso y/o autenticación a la red, manejo de diferentes niveles de autorización, monitoreo y control en los diferentes sistemas de información; estos y otros, son los mecanismos que soportan estas políticas y esquemas para la protección de la información.

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entran en vigencia a partir de su publicación y estará publicada en el portal Web de la empresa.